Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung dalam Surat Bisnis
Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung dalam Surat Bisnis
Menurut Insley (2016) yang dimaksud dengan pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah suatu strategi penulisan surat bisnis yang digunakan untuk menyampaikan berita negatif.
Gagasan utama pendekatan tidak langsung disiapkan setelah memaparkan atau membangun alasan-alasan yang mendukung berita negatif yang disiapkan. Adapun contoh surat atau pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang berakar pada pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis adalah request refusals, claim refusals, credit refusals, job rejection letter, dan situasi lainnya yang mengandung tanggapan negatif.
Beberapa pihak, pendekatan tidak langsung merupakan strategi penulisan surat dan pesan yang sulit untuk dilakukan. Hal ini dikarenakan orang pada umumnya tidak ingin membaca hal-hal yang sifatnya negatif. Karena itu, berbeda dengan cara membuat pesan persuasif dalam komunikasi bisnis, pendekatan jenis ini membutuhkan perhatian khusus terhadap strategi penulisan dan penjabaran inti permasalahan. Dalam hal ini, penulis harus memerhatikan dan memahami dengan sungguh-sungguh proses penyusunan pesan dalam komunikasi bisnis terutama yang berkaitan dengan penyampaian berita negatif.
Perbedaan Pendekatan Langsung dan Pendekatan Tidak Langsung
Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok awal ini, diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan. Pendekatan tidak langsung (indirect approach) disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan. Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal atau panjang (laporan,usulan, dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua alternatif, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan. Secara umum, pendekatan langsung itu baik, jika para audiens mempunyai hasrat tertarik, senang, atau netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Jika mereka menolak pesan-pesan yang Anda sampaikan, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh, Anda lebih baik menggunakan pendekatan tidak langsung. Oleh karena itu, jika reaksi para audiens positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audiens negatif, gunakanlah pendekatan tidak langsung.
Penulisan Pesan Negatif dan Pendekatan Langsung secara Efektif
Berkomunikasi dengan pesan negatif merupakan fakta bagi seluruh profesional bisnis, dari mulai penolakan lamaran pekerjaan, membagikan informasi yang kurang menyenangkan seperti pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pengiriman barang terlambat, hingga penolakan undangan. Ketika Anda harus menyampaikan berita negatif, Anda mempunyai lima sasaran yaitu,
1. Menyampaikan berita buruk
2. Memperoleh penerimaan atas berita buruk tersebut
3. Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik perusahaan di mata audiens Anda
4. Mempertahankan citra baik organisasi Anda
5. Jika mungkin, mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespodensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.
Terdapat beberapa aspek penting dalam penulisan pesan negatif, salah satunya adalah memilih menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Berikut ini akan dibahas mengenai penggunaan pendekatan langsung dan tidak langsung dalam penulisan pesan negatif.
Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif
Pesan negatif yang menggunakan pendekatan langsung membuka pesan dengan berita buruk, dilanjutkan dengan alasan yang mendasari situasi atau keputusan tertentu, dan diakhiri dengan pernyataan positif yang bertujuan menjaga hubungan baik dengan audiens. Menyatakan berita buruk di awal mempunyai keuntungan : (1) Memungkinkan memperpendek pesan, dan (2) Memberikan waktu yang lebih singkat bagi audiens untuk mencapai ide pokok pesan tersebut.
Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk
Tidak masalah apa isi berita buruknya, mulailah segera dan katakanlah. Akan tetapi, meskipun berita buruk tersebut cenderung menghancurkan, pertahankan nada yang tenang dan profesional serta tetap fokus pada berita yang disampaikan, dan bukan pada kegagalan individu atau faktor pribadi lainnya. Contohnya, terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun lalu.
Berikan alasan dan informasi tambahan
Sebagian besar kasus, Anda akan mengikuti pembukaan langsung dengan penjelasan mengapa berita itu negatif. Luasnya penjelasan Anda tergantung pada sifat alami berita Anda dan hubungan Anda dengan pembaca. Contohnya, terlepas dari usaha terbaik semua orang untuk mencapai penjualan lebih banyak di triwulan yang lalu, penerimaan penjualan turun 14 % dibandingkan dengan triwulan ketiga tahun lalu. Laporan dari petugas lapangan menunjukkan bahwa penurunan ekonomi di Asia telah mengurangi permintaan atas produk kami. Pada contoh ini, penjelasan menunjukkan alasan berita buruk tersebut dan juga memastikan para karyawan bahwa tidak seorangpun diperusahaan itu yang bertanggung jawab secara pribaddi atas kegagalan penjualan itu.
Sumber:
https://pakarkomunikasi.com/pendekatan-tidak-langsung-komunikasi-bisnis
Oke
BalasHapus